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Was ist ein DMS?
Was ist ein DMS?

DMS - Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement dient der Verwaltung elektronischer Dokumente, die entweder ursprünglich papiergebunden waren oder direkt digital gespeichert wurden. Die Abkürzung "DMS" steht für Dokumentenmanagementsystem und bezeichnet eine ganze Branche. Dokumentenmanagement ist eine wichtige Komponente zum erfolgreichen Enterprise Content Management.

DMS Grundlagen

Durch die steigende Vielfalt und Menge an Briefen, Faxen, E-Mails und anderen Dokumenten, ist es immer schwieriger Aktenordner, PC-Festplatten und E-Mailsysteme geordnet zu halten. In jedem Dokument können wertvolle Informationen stecken, welche zum wesentlichen Erfolg einer Unternehmung beitragen können.

 

Vorteile eines Dokumentenmanagement Systems

 

Leider kommt es sehr oft vor, dass Informationen nicht gefunden werden bzw. die Existenz dieser unbekannt ist. Durch die mühsame Suche kommt es trotz größerer Informationsmenge dazu, dass man sich häufig schlecht informiert fühlt. Mit dem Dokumentenmanagement System (DMS) und der elektronischen Archivierung werden Informationen erst nutzbar. Durch einen gemeinsamen Pool an Dokumenten aller Art, in dem Dokumente abgelegt werden, können Kollegen auf vorsortierte und klassifizierte Dokumente zugreifen. Dies ist auch über die Grenzen von Firmengebäuden an jedem Ort der Welt möglich.

Durch den Wegfall des Trägermediums Papier und die Verringerung des Bedarfs an Lagerkapazitäten, entstehen erhebliche Kostenvorteile. Elektronische Archive ermöglichen außerdem einfachere, zeitsparendere Möglichkeiten zum Wiederfinden und Verteilen von Informationen.

Eine Ersparnis entsteht allerdings nur, wenn die Investition in ein DMS auch gut überlegt ist. IT-Entscheider, unabhängige Berater und Anbieter von DMS-Lösungen sollten die Unternehmensprozesse genau analysieren und ein entsprechend durchdachtes Fachkonzept vorlegen.

ECM - Enterprise Content Management

Der internationale Enterprise Content Management Verband "AIIM" definiert Enterprise Content Management (ECM) wie folgt:

 

"Enterprise Content Management sind die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM Werkzeuge und Strategien erlauben die Verwaltung aller unstrukturierten Informationen einer Organisation wo immer diese auch existieren."

 

Zum Verständnis des Begriff ist es wichtig, ihn nochmal genauer anzusehen. Vielfach wird der Begriff als "Content Management" auf "Enterprise"-Ebene - also besonders groß, schön und teuer - verstanden. Da in Deutschland nun fälschlicherweise "Content Management" auch oft als Bezeichnung für das reine Verwalten von Websites verstanden wird, ist die Verwirrung komplett.

 

Hier liegt der Trugschluss, den die AIIM in ihrer Definition nur indirekt ausräumt. Es geht darum "Enterprise Contents", also alle Unternehmensinformationen, zu "managen", also zu verwalten. Mit diesem Wissen im Hinterkopf, erschließt sich das Potenzial, dass ECM bietet: Die jederzeitige Verfügbarkeit aller Unternehmensinformationen an jedem beliebigen Ort - und damit eine essentielle Grundlage für den zukünftigen Erfolg moderner Unternehmen.