Papier ist geduldig.

Chef: Volker! Wo ist die Akte zu Elektronikteilen von Farnell?
Volker: Hast du schon unter M geguckt?
Chef: M? Warum M?
Volker: die habe ich Montag abgelegt!

Wenn es um geschäftliche Unterlagen geht, dann denken auch in der dritten Dekade des 21. Jahrhunderts die meisten noch an lange Reihen von Aktenschränken voll mit Leitz Ordnern.
Überraschenderweise auch die, die schon 2001 einen iPod hatten obwohl gerade die es besser wissen sollten. Behalten wir mal den iPod und iTunes im Hinterkopf, darauf komme ich noch mal zurück.

Die Aktenschränke sind heute die Laufwerksbuchstaben, die 1967 von IBM mit CP/CMS eingeführt wurden, und die Ordner sind die hierarchischen Verzeichnisse, die damals in Unix eingeführt wurden weil es auf den Minicomputern zig tausende von Dateien gab statt weniger als 100 auf den Disketten.

Seit dem ersten PC mit Festplatte haben wir uns also an Laufwerksbuchstaben und hierarchische Verzeichnisstrukturen gewöhnt und spätestens seit Windows nennen wir die Verzeichnisse dann Ordner. Wie damals mit den Aktenschränken.
Alles sehr vertraut und, auf den ersten Blick, auch einfach.

Wie man es nicht machen sollte aber macht.

Was ich dann immer wieder sehe, ist eine Datenpartition mit Jahren als Ordner und darin dann Unterordner nach dem Muster Kunden, Lieferanten, Lizenzen, Auto und so weiter.
Solange eine Person allein das auf einem einzigen Computer macht, klappt das irgendwie. Schwierig wird es, wenn man das dann ständig zwischen mehreren Computern abgleichen muss. Weil das Notebook ja denselben Stand haben muss wie der Desktop zuhause.
Richtig schwierig wird es, wenn mehrere Personen mit mehreren Computern daran arbeiten und es keine gemeinsam benutzten Netzlaufwerke gibt weil das Büro nicht in der Werkstatt ist, aber die Dame in der Arbeitsvorbereitung auch mal mit Kunden spricht wenn das Büro gerade nicht besetzt ist dazu ein Notebook nutzt wo der Werkstattmeister angemeldet ist, dass aber zuletzt vor zwei Jahren mit der Datensammlung aktualisiert wurde.
Wer hat welche Datei wann wo bearbeitet und wo ist sie dann gelandet?

Dann findet man heraus, dass die Pläne für die Garageneinfahrt bei Meyer nicht unter F:\2026\Kunden\M\Meyer-A\Garageneinfahrt sondern unter C:\2024\Kunden\C\Cordes\Einfahrt sind weil damals hat der jetzt geschiedene Mann von Frau Meyer den Auftrag erteilt.

Jetzt kommt der iPod.

Als damals der iPod kam, der so ohne weiteres nicht als externe Festplatte mit der gewohnten Ordnerstruktur genutzt werden konnte, war das Gejammer groß. Viele haben aber schnell den Sinn dahinter verstanden.
Statt dieselbe MP3 Datei x mal unter Künstler, Album, Jahr und schließlich noch in Playlistenordnern zu speichern und damit damals noch knappen Plattenplatz zu verschwenden, wurden alle Stichwörter mit dem Pfad zur Datei in einer Datenbank gespeichert.
Die Suche nach einem Künstler, Titel, Album etc.pp. wird damit erheblich beschleunigt und man kann auch wesentlich besser und genauer suchen.

Damit sind wir dann beim Content Management angekommen. Man hat mehr Mühe beim ersten speichern einer Datei weil dazu auch Stichwörter erfasst werden müssen, aber das wiederfinden geht erheblich schneller! Da hat man die Zeit schnell wieder rein geholt.